Poprzez kodeks Dobrych Praktyk Dystrybucyjnych (GDP) ustawodawca stawia niezwykle rygorystyczne wymagania wobec osób odpowiedzialnych za logistykę w firmach farmaceutycznych. Utrzymanie odpowiedniej temperatury i wilgoci w magazynach oraz samochodach transportowych, stabilność i niezawodność łańcucha dostaw czy zarządzanie poziomem zapasów to tylko część procesów, w których każdy błąd lub przypadkowa pomyłka może rodzić poważne konsekwencje prawne, a przede wszystkim niebezpieczeństwo dla zdrowia pacjentów. Dlatego też producenci środków leczniczych i operatorzy logistyczni coraz częściej decydują się na inwestycje w zaawansowane systemy do zarządzania magazynem (WMS) i rozwiązania mobilne, które obejmują kontrolą każdy etap składowania i przewozu leków.
Bezpieczne i efektywne kosztowo magazynowanie
Systemy do zarządzania powierzchnią magazynową oraz rozwiązania mobilne stanowią swoistą klamrę spinającą wszystkie procesy związane z przepływem towaru w magazynie. W przypadku składów konsygnacyjnych biorą one odpowiedzialność nie tylko za sprawne i terminowe wydanie partii leków oraz tworzenie stosownej dokumentacji w tym zakresie, ale także za całodobowe monitorowanie właściwej temperatury i wilgoci pomieszczeń czy obsługę etykiet i dat ważności. Jak zatem wygląda łańcuch dostaw leków koordynowany przez oprogramowanie WMS? Pierwszy etap to przyjęcie towaru, na którą składa się identyfikacja produktu i rejestracja kompleksowych danych w systemie, kontrola partii oraz automatyczne wskazanie miejsca składowania. Ten ostatni element ma szczególne znaczenie ze względu na wymagane przez prawo farmaceutyczne warunki przechowywania różnego typu środków leczniczych. Przy definiowaniu miejsca składowania system bierze również pod uwagę optymalne wykorzystanie przestrzeni magazynowej i tras przejazdu wózków, przez co firmy mogą wygenerować znaczące oszczędności w obszarze procesów operacyjnych.
Dzięki możliwości przeprowadzania ciągłej inwentaryzacji, znane w systemie stany środków leczniczych są zgodne z rzeczywistymi. Pozwala to na wyeliminowanie sytuacji, w której brakuje odpowiedniej ilości leków ratujących życie, co wiadomo, rodzi poważne konsekwencje społeczne i prawne. Ponadto, kierownik magazynu posiada wgląd do panelu wizualizującego aktualnie wykonywane operacje i stany magazynowe. Wykorzystując te dane może łatwo i skutecznie zapobiegać opóźnieniom oraz błyskawiczne reagować na elementy krytyczne takie jak zmiana temperatury lub uszkodzenie towaru. Natomiast system śledzenia towaru (product traceability) udostępniający informacje o historii wytworzenia produktu, w tym o pochodzeniu jego części składowych, staje się nieoceniony w przypadku wykrycia wady danej partii leku i konieczności wycofania jej ze sprzedaży.
Ważnym aspektem funkcjonowania systemu do zarządania magazynem w strukturze informatycznej przedsiębiorstwa, jest jego wpływ na zwiększenie wydajności pracy i planowanie konkretnych zadań w oparciu o bieżące potrzeby. Są one określane są za pomocą programu nadającego priorytet poszczególnym zleceniom – w pierwszej kolejności pracownicy otrzymają polecenia związane z przygotowaniem wysyłki, której termin realizacji upływa najwcześniej. Kolejny czynnik analizowany pod kątem rozdysponowania zadań to aktualne miejsce położenia pracownika, dzięki czemu otrzymuje on zadania w najbliżej położnej strefie. Przykładem takiego rozwiązania do zarządzania magazynem jest Astro WMS firmy Consafe Logistics, który posiada możliwość podziału magazynu na strefy czasowe i funkcjonalne, przez co łatwiej o optymalizacje tras przejazdu, rozbicie stanów magazynowych i kompletacji zamówień, oraz rozdzielanie zadań nie tylko na podstawie priorytetu zleceń, ale również tras przejazdu wózków widłowych. Tym sposobem firmy farmaceutyczne mają nie tylko pewność, że zamówienia będę skompletowane i dostarczone do hurtowni i aptek na czas, ale także mogą odnotować wzrost wydajności pracy, a co za tym idzie lepsze wyniki ze sprzedaży oraz rosnące grono zadowolonych kontrahentów.
Załadunek pod kontrolą
Kodeks Dobrych Praktyk Dystrybucyjnych ściśle określa wymogi dotyczące załadunku i transportu środków leczniczych. Poza zabezpieczeniem przed uszkodzeniem lub skażeniem produktów oraz zapewnieniem im optymalnej temperatury, operator logistyczny musi także zadbać o identyfikację produktu, a także jego nadawcy i odbiorcy. W operacjach zarządzanych przez oprogramowanie WMS skompletowane towary są weryfikowane w strefie wysyłkowej, a informacje przekazywane są także do bazy ERP lub CRM. W przypadkuAstro WMS można zastosować funkcje do obliczania objętości i wagi (ang. cubing) podczas realizacji zadań kompletacji, a także wybrać odpowiednie wskaźniki wypełnienia kartonów. Oprogramowanie odpowiada również za przygotowanie listów przewozowych oraz wydruk etykiet identyfikujących towar.
Mobilna ochrona transportu
O ile w magazynie środki farmakologiczne są pod stałą kontrolą rozwiązań monitorujących ich przechowywanie, to w przypadku tradycyjnych rozwiązań, samochodowy transport leków nie pozwala na śledzenie przesyłki i informowanie o przekroczonych normach temperatury. Wyjątek stanowią pojazdy wyposażone w rozwiązanie mobilne, które automatyzują szereg działań związanych z dystrybucją leków. Przykładem mobilnego rozwiązania, które odpowiada za właściwe warunki przewozu jest rozwiązanie ControlTransport stworzone przez firmę Consafe Logistics. Daje ono możliwość integracji z systemami kontroli temperatury wewnątrz pojazdów przewożących pojemniki z lekami. Każde odchylenie od normy zostaje zakomunikowane specjalnym alertem w wersji terminalowej aplikacji lub bezpośrednio dla spedytora. Umożliwia to pełną kontrolę nad warunkami w jakich przewożony jest towar, ale też gwarancję dla finalnego odbiorcy, że towar był przechowywany w odpowiednich warunkach. Wpływ mobilności systemu na podniesienie jakości dostaw sprawdza się też w zarządzaniu wyjątkowymi sytuacjami. W przypadku nieprawidłowości związanych z transportem partii leków (np. awarii pojazdu), spedytor natychmiast zostaje powiadomiony o zaistniałym problemie. Poprzez kontakt z pracownikiem ma szansę niezwłocznego podjęcia działań interwencyjnych, co może skutecznie zapobiec opóźnieniu w dostarczeniu zlecenia.
Rozwiązania mobilne zwiększają również gwarancję dostarczenia leków do właściwych odbiorców i wymaganą przez prawo farmaceutyczne rejestrację zamówień. Przesyłkę może otrzymać osoba wskazana na liście przewozowym, która poprzez złożenie podpisu elektronicznego na ekranie terminalu, może od razu otrzymać wydrukowaną fakturę, zaś przewoźnik potwierdzenie dostarczenia towaru (Proof of Delivery).
Zalety wykorzystywania mobilnych narzędzi przez operatora logistycznego doceniają również właściciele aptek i hurtowni lekarstw, gdyż dostęp on-line do aplikacji informującej o statusie złożonego zamówienia, pozwoli im na rzetelne informowanie pacjentów o dostępności leków oraz jeszcze bardziej elastyczne zarządzanie zapasami.