1. Profil Klienta
Scotch&Soda to jeden z liderów polskiej branży odzieżowej, posiadający ponad 14 letnie doświadczenie rynkowe. Od momentu powstania firma specjalizuje się w tworzeniu i dystrybucji wysokiej jakości ubrań dla młodych mężczyzn - dziś należą do niej dwie cieszące się ogromną popularnością marki: Scotch&Soda oraz Soda. Oferta przedsiębiorstwa dostępna jest w około 200 punktach sprzedaży na terenie całego kraju. Aktualnie firma koncentruje się na rozwoju sieci własnych sklepów oraz placówek franczyzowych w centrach handlowych.
2. Sytuacja przed wdrożeniem systemu Effect Warehouse
Przed wprowadzeniem systemu WMS Effect Warehouse autorstwa Consafe Logistics firma Scotch&Soda wspierała swą pracę jedynie oprogramowaniem ERP Symfonia. Dlatego zarządzanie magazynem odbywało się głównie przy wykorzystaniu tzw. metody ręcznej – towar był składowany na ujednoliconej powierzchni, ręcznie sortowany oraz znakowany. Prowadziło to do wielu błędów w komplementacji i zarządzaniu asortymentem, przez co znacznemu wydłużeniu ulegał czas magazynowania oraz transportu ubrań do placówek handlowych. Ponadto przy ówczesnej metodzie pracy przedsiębiorstwo nie było w stanie efektywnie wykorzystać całej dostępnej powierzchni magazynowej.
Z kolei dynamiczny rozwój firmy sprawiał, że kłopoty te stawały się z czasem coraz bardziej uciążliwe. Postanowiono więc poszukać rozwiązania, które nie tylko usunie te problemy i umożliwi pełne wykorzystanie magazynu, lecz także nie zakłóci bieżącej pracy Scotch&Soda. By podjąć właściwą decyzję, szczegółowo przeanalizowano oferty wielu firm zajmujących się tworzeniem rozwiązań z zakresu IT dla logistyki – pozwoliło to wyłonić najlepszą propozycję "Staraliśmy się znaleźć partnera, który nie tylko zaoferuje wdrożenie procesów logistycznych i usprawnienia pracy magazynu, ale również opracuje system WMS, jaki pozwoli nam dostosować się do dynamicznego rozwoju naszej firmy. Firma Consafe Logistic jako jedna z nielicznych zaproponowała nam kompleksowe rozwiązanie uwzględniające wszystkie nasze potrzeby" – wyjaśnia Karol Andrzejewski, Dyrektor ds. Rozwoju Sieci Sprzedaży, Scotch &Soda. Consafe Logistics oprócz wdrożenia oprogramowania Effect Warehouse zaoferowało swojemu klientowi także opracowanie nowego systemu zarządzania regałami wysokiego składowania a także dostarczyło same regały, wózki widłowe, terminale mobilne Motoroli, drukarki etykiet Zebra, oraz infrastrukturę informatyczną, która umożliwiała stworzenie sieci WiFi oraz WLAN. Dzięki temu firma Scotch&Soda zyskała gwarancję, że przeprowadzone wdrożenie zapewni jej zupełnie nową jakość zarządzania.
3. Proces wdrożenia systemu Effect Warehouse
Firma Consafe Logistics właściwy proces wdrożenia systemu każdorazowo poprzedza szczegółowymi konsultacjami logistycznymi. "Główny problem przy każdym projekcie zawsze stanowi osiągnięcie kompromisu pomiędzy oczekiwaną funkcjonalnością systemu, czasem jego wdrożenia a ceną. Przygotowania do wdrożenia systemu Effect Warehouse w firmie Scotch&Soda rozpoczęliśmy więc od szeregu spotkań roboczych, podczas których udało nam się rozwiać wszelkie wątpliwości oraz wypracować wspólne stanowisko" – mówi Jarosław Bukowski, Sales & Marketing Director, Consafe Logistics. Zakończeniem fazy wstępnych analiz i konsultacji stał się ostateczny projekt procesów logistycznych i funkcjonalności systemu WMS.
Następnie skupiono się na dostarczeniu wyposażenia dla przyszłej infrastruktury magazynowej. Etap ten dla wykonawcy jest z reguły bardzo problematyczny, gdyż dostawy tych elementów wymagają wiele czasu, by zrealizować zamówienie. Jednakże dzięki wysiłkom pracowników Consafe Logistics okres ten udało się skrócić do minimum, co umożliwiło szybkie skompletowanie i zainstalowanie niezbędnej infrastruktury informatycznej w magazynie oraz biurze.
Dalszym krokiem stało się wdrożenie pilotażowej wersji systemu Effect Warehouse, po którym rozpoczęto etap testów i optymalizacji ustawień oprogramowania (w tym czasie przeprowadzono także pierwsze, wstępne szkolenie dla pracowników magazynu). Równocześnie przystąpiono do znakowania powierzchni magazynowej pod potrzeby nowych metod zarządzania. Po zakończeniu testów i znakowania przeprowadzono produkcyjne wdrożenie systemu Effect Warehosue, które zakończyło się pełnym sukcesem. Po pomyślnym uruchomieniu oprogramowania opracowano interface z nowym systemem ERP CDN XL.
Końcowym etapem projektu były szkolenia pracowników. Po spotkaniach teoretycznych załoga uczyła się praktycznej obsługi systemu. Szkolenia zostały zakończone egzaminami, po których pracownikom wręczono certyfikaty poświadczające ich umiejętności w zakresie użytkowania systemu Effect Warehouse.
4. Sytuacja po wdrożeniu systemu Effect Warehouse
Wdrożenie kompleksowego systemu zarządzania powierzchnią magazynową całkowicie zrewolucjonizowało pracę magazynu w firmie Scotch&Soda. "Effect Warehouse rozwiązał wszystkie nasze dotychczasowe problemy a dodatkowo usprawnił także składowanie towaru w magazynie. Specjalnie zaprojektowany system regałów magazynowych i nowe metody przechowywania asortymentu wyraźnie przyspieszyły proces składania towaru oraz komplementacji zamówień. Z kolei dzięki systemowi priorytetów przesyłek cały czas mamy kontrolę nad ilością i ważnością realizowanych zamówień. Również przyjęcia towaru odbywają się w zdecydowanie krótszym czasie" – opisuje Karol Andrzejewski. Ponadto błędy, które wcześniej bardzo mocno komplikowany prace firmy, dziś właściwie należą do rzadkości. Zdaniem obydwu firm obecnie Scotch&Soda posiada dobrze zaprojektowany i zorganizowany magazyn, jaki całkowicie odpowiada jej potrzebom. Nowe metody pracy chwalą sobie także pracownicy magazynu, którzy – choć z początku sceptycznie nastawieni byli wobec zmian – szybko przekonali się do nowych metod. Dzięki terminalom mobilnym Motorola ich praca wolna jest od błędów i przebiega znacznie sprawniej. Nie muszą się oni już zajmować identyfikacją towaru oraz planowaniem rozmieszczenia towarów, gdyż dziś funkcje te samodzielnie wykonuje system Effect Warehosue.
Oprogramowanie zostało objęte opieką gwarancyjną ze strony Consafe Logistics, a każda awaria jest szybko zgłaszana drogą elektroniczną i naprawiana w możliwie krótkim czasie. Póki co jednak nie zaistniała taka sytuacja. Zakończone sukcesem wdrożenie kompleksowego systemu Effect Warehouse sprawiło, że dziś firmy planują dalsze wspólne projekty."Liczymy na to, że wraz z naszym dynamicznym rozwojem dotychczasowa współpraca będzie poszerzała się o kolejne elementy na płaszczyźnie logistyki" – dodaje Karol Andrzejewski.