Proces dystrybucji wyrobów farmaceutycznych stanowi cykl złożonych działań, które wymagają zachowania najwyższych standardów bezpieczeństwa i wymiany informacji. Utrzymanie pełnej kontroli nad systemem oraz wgląd w najdrobniejsze elementy stanowi fundament jakości i skuteczności. Wynika to z restrykcyjnych wymagań prawnych i branżowych regulujących kompleksowy system dystrybucji. Droga leku od producenta, do finalnego konsumenta tylko z pozoru wydaje się łatwa. Żeby faktycznie tak było, wymaga rozwiązań rejestrujących najdrobniejszy ruch towarów, przyspieszających ich obieg oraz zwiększających precyzję dostaw.
"Procesy legislacyjne wymuszają na dystrybutorach leków stosowanie najnowocześniejszych technologii pakowania czy transportu, po to, żeby wyeliminować z procesów logistycznych błąd człowieka. Niestety to właśnie czynnik ludzki jest w całym procesie najsłabszym ogniwem" mówi Janusz Budek dyrektor IT w firmie Prosper S.A., dużego dystrybutora leków na polskim rynku.
W labiryncie
Wyobraźmy sobie ogromny magazyn, który mieści niezliczoną ilość palet, na których poustawiane są setki kartonów. A w nich znajduje się cała masa małych pudełek z lekarstwami. Sieć aptek jest ogromna dochodząca do tysięcy placówek. Dlatego żeby zminimalizować ryzyko popełnienia błędu, firmy logistyczne jak i właściciele magazynów, wdrażają systemy wspomagające zarządzanie powierzchnią magazynową tzw. WMS, czyli Warehouse Managament Systems. Okazuje się, że to od sprawnie działającego systemu magazynowego zależy skuteczne działanie całego łańcucha dostaw.
Zdaniem ekspertów w sytuacji, kiedy czas ma coraz większe znaczenie - nie godziny a minuty decydują o przestojach na taśmie, sprawne zarządzanie magazynem to klucz do sukcesu. W przypadku lekarstw sprawa jest o tyle bardziej skomplikowana, że rygor ich składowania jest o wiele większy niż np. w przypadku żywności. "Niektóre z lekarstw nie mogą leżeć obok siebie, w zbyt niskiej lub wysokiej temperaturze, czy wilgotności" mówi Marcin Figlarek Logistics Consultant w Consafe Logistics, firmy zajmującej się projektowaniem rozwiązań logistycznych m.in. dla sektora farmaceutycznego. Zdaniem wielu przedsiębiorstw posiadających magazyny, WMS gwarantuje restrykcyjną kontrolę składowania i wysyłki. Pozwala także uniknąć błędów pracownika. "Przy projektowaniu rozwiązań dla sektora farmaceutycznego przywiązujemy m.in. szczególną uwagę do tzw. algorytmu rozmieszczenia produktów. Lekarstwa często mają bardzo podobne opakowania i złe opracowanie systemu może doprowadzić do zdjęcia z półki złego pudełka" dodaje Marcin Figlarek. W opinii specjalistów na takie ryzyko czołowe firmy farmaceutyczne nie mogą sobie pozwolić.
Z zamkniętymi oczami
Nie trudno wyobrazić sobie paraliż całego systemu zdrowia w momencie, kiedy każda z placówek zdrowotnych otrzymałaby niewłaściwą przesyłkę. "Przy takiej ilości przesyłek z jaką mamy dziś do czynienia o zwykły błąd człowieka jest bardzo łatwo. Dlatego to właśnie najnowocześniejsze rozwiązania informatyczne stoją dziś na straży naszego bezpieczeństwa" ocenia dyrektor Budek. Nowoczesny magazyn można dziś porównać do sprawnie działającego mrowiska. Zamiast królowej mamy jednak serwer, który zbiera i rozprowadza informacje między pracowników magazynu. Czemu tak się dzieje, że przesyłki nie giną i trafiają do odpowiedniego transportu, są składowane na odpowiednich miejscach i w odpowiednich warunkach? Otóż każde nawet najmniejsze pudełko jest opisane niepowtarzalnym kodem SSCC (Serial Shipping Container Code), co na rynku farmacji jest rozwiązaniem zalecanym. Kody SSCC są niepowtarzalne w skali całego świata, niezależnie jak mała jest przesyłka i w jak małej hurtowni czy magazynie się znajduje. Także przy przewożeniu nie ma konieczności skanowania każdego pudełka osobno, ale skanuje się całą zawartość kartonu, który na początku jest dokładnie opisywany, wraz z jego zawartością.
Zgodność z wymogami branży
"Nasze rozwiązania od innych różnią się tym, że gwarantujemy kompleksowość wdrożenia. Jesteśmy w stanie wyposażyć cały magazyn, począwszy od zaprojektowania systemu regałów, a skończywszy na wdrożeniu całego systemu informatycznego" mówi Marcin Figlarek z Consafe Logistics. Ważne jednak aby pamiętać, że jedną z kluczowych rzeczy przy projektowaniu takich rozwiązań jest niezwykła dbałość o jakość wyposażenia. Istotną rolę w tej sytuacji odgrywają także partnerzy. Jednym z głównych partnerów firmy Consafe Logistics jest amerykańska Motorola, która dostarcza infrastrukturę sprzętową w tym np. przenośne terminale do odczytywania informacji np. tego gdzie i co znajduje się na półkach. "Nie możemy sobie pozwolić na zakup niesprawdzonego sprzętu. Dlatego nasi dotychczasowi klienci chwalą sobie niezawodność naszych rozwiązań" zauważa Marcin Figlarek. Zdaniem wielu ekspertów branżowych to właśnie wiarygodni partnerzy gwarantują, że cały system będzie funkcjonował sprawnie i przede wszystkim bezawaryjnie.
Motorola wyposaża także hale w punkty dostępu tzw. access points. Daje to możliwość bezprzewodowego komunikowania się terminali z serwerem z dowolnego miejsca. Dzięki temu znacznie skraca się czas dotarcia do określonego miejsca, a pracownicy mają dostęp do całego spektrum potrzebnych w danej chwili informacji. Terminale mogą być też mobilne, sterowane wyłącznie głosem tzw. voice picking. Ma on bardzo ważną cechę, a mianowicie jego zagubienie jest prawie niemożliwe, gdyż pracownik magazynu komunikuje się z systemem wyłącznie głosem. Wystarczy, że wyda komendę, a jego polecenie zostanie przesłane i zapisane w centralnym systemie. Informacje przesyłane do pracownika również są dostarczane w formie głosowej. Na takie rozwiązanie decyduje się coraz więcej firm, gdyż pracownik ma cały czas wolne ręce i dużą swobodę działania, a skuteczność terminala voice picking jest taka sama jak w przypadku terminala, który trzyma się w ręku.
W przypadku rynku farmaceutycznego sprawą priorytetową jest monitorowanie tzw. dat ważności. Pracownicy magazynu mają szybki dostęp do bazy danych, w której zapisane są informacje o datach wygaśnięcia ważności danego leku. Dostarczenie odpowiedniej partii do odbiorcy spoczywa właśnie na barkach magazynu. "Zdarzało się, że te same leki o krótszym terminie ważności zostawały na półce, a te o dłuższym były dostarczane do klientów. Nasze systemy pozwoliły wyeliminować te błędy i chronią firmy choćby przed wypłatą odszkodowań" komentuje Marcin Figlarek z Consafe Logistics.
W opinii ekspertów systemy do zarządzania magazynami to rozwiązania, które muszą być wdrożone przez wyspecjalizowane i pewne firmy, gdyż tylko wtedy można mówić o korzyściach i potencjalnych oszczędnościach. Ryzyko popełnienia błędu przez człowieka jest ogromne, dlatego coraz częściej firmy nie tylko logistyczne decydują się wdrożyć system WMS a te, co już wdrożyły, liczą zaoszczędzone środki, które mogą przeznaczyć na nowe inwestycje. Pozorne oszczędności czy zaniechania nie raz doprowadziły duże firmy do strat, nie tylko materialnych ale i wizerunkowych. Warto zatem przemyśleć wdrożenie takiego systemu, który zniweluje ryzyko poniesienia strat.