Profil klienta
Firma JAS-FBG S.A. należy do czołówki polskich firm logistycznych. Jej historia to ponad 17 lat intensywnego rozwoju i dbania o jak najwyższy poziom usług. Dziś kompleksowa oferta przedsiębiorstwa zawiera zarówno usługi transportu, jak i spedycji drogowej, kolejowej, morskiej oraz lotniczej, a także dystrybucję przesyłek drobnicowych. Firma dysponuje przeszło 35 tys. m2 powierzchni magazynowych w okolicach Warszawy, Wrocławia, Poznania i Katowic. Spółka posiada także największą w Polsce sieć agencji celnych oraz terminali logistyczno-spedycyjnych, dzięki czemu jej oferta dociera do ponad 100 miejsc w kraju. Firma jednak nie ogranicza swej działalności do rynku krajowego – jej usługi dostępne są również w Niemczech oraz Czechach. Potwierdzeniem najwyższego poziomu i jakości usług są liczne, prestiżowe wyróżnienia zdobyte przez JAS-FBG S.A. – m.in.: tytuł "Gazeli Biznesu" przyznany przez "Puls Biznesu" a także elitarne godło "Teraz Polska".
Sytuacja przed wdrożeniem systemu
Przed wdrożeniem systemu kodów kreskowych autorstwa Consafe Logistics firma JAS-FBG S.A. wykorzystywała oprogramowanie spedycyjne ESE firmy Marcos. System ten nie wspierał jednak procesu przeładunku i sortowania przesyłek. Dochodziło do pomyłek magazynierów, przesyłki były kierowane w złym kierunku lub ładowane do niewłaściwych pojazdów, a informacja trafiała do spedytorów i klientów ze znacznym opóźnieniem. Naprawa tych błędów kosztowała firmę dużo czasu, a ze strony klientów wpływały skargi i reklamacje. Postanowiono zatem zmodernizować dotychczasowy system, aby wyeliminować błędy i podnieść poziom świadczonych usług. Realizację zadania powierzono firmie Consafe Logistics. "Decydujący wpływ na wybór oferty Consafe Logistics miało doświadczenie, jakie firma zyskała podczas wdrożenia podobnych projektów. Podczas szeregu spotkań, w trakcie których ustalano kształt projektu, mogliśmy się przekonać o wysokich kompetencjach oraz znajomości procesów spedycyjnych i logistycznych pracowników firmy Consafe Logistics. Dodatkowym plusem była kompleksowość oferty – oprócz rozwiązań software’owych otrzymaliśmy również atrakcyjną ofertę na sprzęt"– mówi Adam Stojanowski, Dyrektor ds. Informatyki z JAS-FBG S.A. Aby maksymalnie wykorzystać funkcje przyszłego systemu, firma Consafe Logistics zaproponowała swemu klientowi terminale mobilne i sieć radiową Motorola oraz drukarki Zebra Technologies.
Przebieg wdrożenia
Realizację wdrożenia systemu kodów kreskowych rozpoczęto od gruntownej analizy funkcjonowania procedur logistycznych w firmie JAS-FBG S.A. Pozwoliło to skonstruować drobiazgowy projekt funkcjonalny, w którym zostały uwzględnione wszystkie aspekty procesu spedycyjnego – od poziomu planowania aż do poziomu prac magazynowych. Ważnym elementem etapu przygotowań było także ustalenie kolejności wdrożeń w poszczególnych magazynach, gdyż niemożliwe było przeprowadzenie zmian we wszystkich punktach jednocześnie.
Następnie przeprowadzono pomiary na magazynach, gdyż skanery kodów kreskowych działają w oparciu o sieć Wi-Fi. Dzięki temu, zasięgiem objęto całe powierzchnie. Równocześnie przystąpiono do prac programistycznych w Consafe Logistics, którym towarzyszyły testy, przeprowadzane przez informatyków JAS-FBG S.A. Proces integracji obydwu systemów – jak większość tak skomplikowanych zadań – nie odbył się bez trudności. "Ustalenie zasad integracji z systemem spedycyjnym przypadało na okres urlopowy, a ponadto dotyczyło wielu lokalizacji, w których miał być uruchomiony system – problem ten rozwiązaliśmy tworząc aplikacje do automatycznych aktualizacji na terminalach" – wyjaśnia Damian Lindner, Key Account Manager z Consafe Logistics.
Wbrew obawom wdrożenie znacząco nie zakłóciło pracy JAS-FBG S.A. W pierwszym okresie funkcjonowania nowego systemu pojawiły się jednak opóźnienia w załadunku towarów. Wynikało to z konstrukcji oprogramowania, które nie pozwala na podejmowanie jakichkolwiek akcji, dopóki nie zostaną usunięte wszystkie pomyłki – rozwiązanie to pozwala zniwelować zakłócenia w dalszej fazie dostarczania przesyłki. Jednak z czasem, kiedy pracownicy już na dobre oswoili się z obsługą nowego systemu, ilość błędów, a tym samym i opóźnień wyraźnie spadła. Ponadto podczas wdrożeń w kolejnych magazynach skrupulatnie wykorzystywano zdobyte wcześniej doświadczenia, dzięki czemu dalsze prace posuwały się o wiele sprawniej. Po wprowadzeniu systemu do użycia w placówkach konfigurowano sprzęt w taki sposób, aby maksymalnie wykorzystywał on nowe możliwości.
Wdrożenie w każdym z magazynów kończono trzydniowymi szkoleniami dla spedytorów i magazynierów. Podczas spotkań informatycy JAS-FSB S.A. szczegółowo wyjaśniali pracownikom nowe funkcje w systemie oraz zależności pomiędzy pracą magazynu i spedycji. Ponadto dla magazynierów zorganizowano szkolenia z zakresu technicznej obsługi skanerów.
Sytuacja po wdrożeniu systemu kodów kreskowych
Wdrożenie systemu kodów kreskowych znacząco usprawniło funkcjonowanie firmy JAS-FBG S.A. "Zauważalna jest poprawa jakości świadczonych usług. System skutecznie wykrywa popełniane pomyłki, zmuszając wręcz spedytorów do ich natychmiastowej poprawy. Dzięki wdrożeniu systemu kodów kreskowych łatwiejsze stało się śledzenie trasy przesyłki – w chwili obecnej z dokładnością co do sekundy można sprawdzić wprowadzenie/wyprowadzenie przesyłki na konkretny magazyn. Uważamy, że w najbliższym czasie pociągnie to za sobą również odczuwalne zmniejszenie kosztów spedycji związane ze spadającą ilością reklamacji oraz pomyłek, powodujących konieczność dostarczenia przesyłki w trybie ekspresowym" – opowiada Adam Stojanowski. Nowy system znalazł uznanie również pośród pracowników, którzy – choć początkowo nastawieni nieprzychylnie – szybko przekonali się do nowych rozwiązań. Oprogramowanie poprzez rygorystyczną kontrolę procesu spedycyjnego przejmuje na siebie znaczną część ich obowiązków i ogranicza liczbę pomyłek. Zmiany chwalą sobie także magazynierzy: oprogramowanie dokumentuje całość ich czynności załadunkowych i rozładunkowych, co wprowadza całkowitą przejrzystość pracy. O obustronnym zadowoleniu z przeprowadzonego wdrożenia świadczy również fakt, że firmy planują dalszą współpracę i rozwój systemu.