Autor: Poul Breil-Hansen Dyrektorzy ds. magazynu, logistyki i łańcucha dostaw dysponują szeroką wiedzą z zakresu magazynowania i logistyki. Są w swoim żywiole, kiedy mówią o czasie dostaw, wykorzystaniu pojemności magazynu i wydajności kompletowania zamówień. Z drugiej jednak strony nie czują się pewnie, kiedy dyskusja dotyczy tego, jaki wpływ mają te same parametry na przychody i bilans firmy. Wkraczają na nieznane terytorium, kiedy muszą przekazać docelowe liczby i wyniki dyrektorowi generalnemu, dyrektorowi finansowemu lub dyrektorowi ds. sprzedaży. Muszą wówczas przełożyć dane logistyczne na inny język i ukazać je z perspektywy strategicznych celów biznesowych firmy. W swoim artykule przeglądowym firma High-Jump zidentyfikowała pięć kluczowych wskazówek dotyczących wewnętrznego procesu, który pozwoli uzyskać aprobatę dla inwestycji w WMS.
Wskazówka 1: zrozum strategię swojej firmy
Kiedy dyrektor ds. logistyki chce zainwestować w nowy system WMS, w większości firm obowiązuje stała procedura, której pierwszym etapem jest zorganizowanie ogólnej prezentacji dla starszego kierownictwa. Celem prezentacji jest ustalenie, czy w ogóle istnieją podstawy do wprowadzenia zmian, oraz zbadanie długoterminowej opłacalności inwestycji. Jest to niezwykle ważny etap, w którym występuje duże ryzyko, że projekt umrze przedwczesną i nieuzasadnioną śmiercią. Pierwszym krokiem w kierunku uzyskania poparcia kierownictwa jest zatem dobre zaznajomienie się z biznesową strategią lub strategiami firmy, a także z jej celami. Aby inwestycja miała jakiekolwiek szanse zdobycia aprobaty, projekt WMS musi mieć bezpośredni wpływ na jeden lub wiele strategicznych celów firmy. Wstępna prezentacja dla dyrektorów wyższego szczebla musi zatem zawierać szczegółowe informacje na temat tego, jak WMS przyczyni się do strategicznego kierunku i dążeń firmy. Jeśli na przykład strategicznym celem jest ulepszenie relacji z klientami, koniecznie trzeba pokazać, jak system WMS pozwoli uwzględnić potrzeby klientów w adaptowalny, szybki i ekonomiczny sposób. Inne cele strategiczne mogą obejmować ograniczenie kosztów, zgodność z wymaganiami i przepisami prawnymi albo usprawnienie kontroli jakości produktów. W ostatecznym rachunku projekt WMS będzie konkurował z innymi inwestycjami o ograniczony budżet, więc im więcej korzyści może przynieść firmie, tym większe prawdopodobieństwo, że zyska uznanie kierownictwa.
Wskazówka 2: zidentyfikuj wpływowe osoby w dziale informatycznym, operacyjnym i finansowym
Następnym etapem na drodze do zaaprobowania inwestycji w WMS jest zidentyfikowanie kluczowych osób w dziale informatycznym, operacyjnym i finansowym. Sprawdź, jakie zainteresowania i cele mają te trzy obszary aktywności, jak nowy WMS może przyczynić się do tych celów oraz zastanów się, jak możesz objaśnić projekt WMS kluczowym osobom w języku i z przykładami, które będą miały dla nich sens. Na przykład dział IT będzie zainteresowany tym, jak można zintegrować WMS z innymi systemami firmy, jaka jest architektura systemu i jak na dłuższą metę będzie przebiegać jego konserwacja. Dział operacyjny będzie zainteresowany szybkim spełnieniem potrzeb klientów i jednoczesnym uzyskaniem efektywnych procesów. Dział finansowy będzie zainteresowany wglądem w konkretne liczby, które pomogą określić czas spłaty inwestycji itd.
Celem jest skłonienie wpływowych osób do jednomyślnego spojrzenia na inwestycję w WMS. Trzeba pomyśleć o terminach angażowania wpływowych osób w projekt i zagwarantować, że będą nieustannie informowani o jego postępach. Raporty muszą być powiązane ze strategicznymi celami firmy i odpowiednimi celami operacyjnymi bez nadmiernego wnikania w taktykę. Można na przykład wspomnieć, że system ograniczy koszty IT, ale nie trzeba szczegółowo opisywać, jak to będzie działać na poziomie technicznym.
Wskazówka 3: ustal, w jaki sposób WMS może spełnić konkretne cele i potrzeby wpływowych osób
Następna faza polega na ustaleniu, jakie informacje i komunikaty powinny usłyszeć kluczowe osoby i jak najlepiej przekazywać im je na bieżąco. Kluczem są tu skrupulatne badania. Dział IT będzie chciał wiedzieć wszystko na temat kosztów i czasu wdrożenia WMS oraz roli, jaką odegra w projekcie. Większość działów IT i tak toczy ciężkie boje z ograniczonym budżetem. Które funkcje systemu WMS ułatwią zadanie działowi IT, jak będzie funkcjonować aktualizowanie i konserwowanie systemu, kto będzie doglądać systemu? Jak będzie przebiegać integracja z innymi systemami i ze sprzętem do obsługi towarów, jak można wdrożyć system w kilku lokalizacjach i czy WMS będzie działać na centralnej platformie, czy na kilku platformach zdecentralizowanych? Jeśli w firmie jest już system ERP, oczywiście trzeba znaleźć odpowiedź na pytanie, jak WMS będzie współpracować z ERP? Dział operacyjny będzie zainteresowany tym, jak WMS może wspomóc realizację ogólnych celów, ale również tym, jak wpłynie na codzienne procesy. Będzie chciał wiedzieć, czy WMS okaże się wystarczająco elastyczny, kiedy pojawi się nieunikniona potrzeba zmian. Będzie też zainteresowany zacieśnieniem relacji z działem informatycznym oraz tym, aby wprowadzenie WMS nie spowodowało utrudnienia współpracy. Dział finansowy będzie chciał poznać związek między systemem a wynikami finansowymi oraz takie wskaźniki, jak zwrot z inwestycji (ROI) oraz łączny koszt użytkowania (TCO). Liczyć się będzie również początkowy koszt systemu, zwłaszcza jeśli w grę wchodzi system WMS wysokiej klasy, a firma ma już system ERP z modułem zarządzania magazynem.
Wskazówka 4: ustal, jak WMS wspiera wspólne cele i kryteria sukcesu firmy
Jaki będzie zwrot z inwestycji (ROI) i łączny koszt użytkowania (TCO) systemu i jak ocenić wiarygodność dostawcy? Jest to program następnej fazy badań. Mówiąc prostym językiem, ROI to odwzorowanie między korzyściami, jakie firma może odnieść wskutek jakiejś czynności, a kosztami związanymi z tą czynnością. W tym przypadku czynnością jest nabycie i wdrożenie WMS, a typowym sposobem obliczania ROI jest ustalenie czasu, po jakim nowy system się spłaci. Typowy czas zwrotu z inwestycji w WMS to około 18 miesięcy, w zależności od tego, jak skutecznie organizacja wykorzysta nowy system. Większość rozwiązań WMS opiera się na tak zwanych najlepszych praktykach i może w sposób ciągły zwiększać produktywność oraz ograniczać koszty w długiej perspektywie — są to dwa kluczowe czynniki dla pozytywnego ROI. Wyznaczenie ROI wymaga szczegółowego i precyzyjnego podejścia opartego na unikatowych procesach w danej firmie. Dobra analiza ROI jest obszerna i obejmuje docelowe liczby, konkretne przykłady oraz ocenę wszystkich procesów operacyjnych, na które wpłynie projekt WMS. Musisz uwzględnić ROI swojej firmy, a nie ogólny ROI.
TOC obejmuje nie tylko koszty nabycia licencji na oprogramowanie oraz wdrożenia systemu. Uwzględnia się również koszty długofalowej konserwacji. Wiele firm pomija bieżące koszty rekonfiguracji systemu wymuszonych nieuniknionymi zmianami na rynku i w świecie zewnętrznym. Koszty dostosowywania systemu mogą być znaczne i dlatego koniecznie trzeba sprawdzić, jak dany dostawca radzi sobie z bieżącymi regulacjami i aktualizacjami. Systemy WMS można podzielić na dwie kategorie. Pierwsza wymaga przeprogramowania bazy systemu w momencie wprowadzania zmian. W ten sposób szybko powstaje specyficznie dostosowany system, w którym wprowadzanie dalszych zmian i wdrażanie nowych wersji systemu staje się bardzo skomplikowane. Druga kategoria to standardowe rozwiązania, w których baza systemu jest oddzielona od warstwy klienta; zmian dokonuje się w warstwie klienta, a baza systemu pozostaje niezmieniona. Oznacza to, że zmiany mogą zostać wprowadzone znacznie mniejszym kosztem przez wewnętrzny personel IT i pozostają na miejscu po aktualizacji do nowej wersji systemu. Ta druga kategoria WMS jest bardziej atrakcyjna z perspektywy TCO.
Wskazówka 5: zyskaj ostateczną aprobatę starszego kierownictwa przez powiązanie korzyści WMS ze strategicznymi celami biznesowymi
Kiedy zyskasz już wsparcie i aprobatę działu finansowego, informatycznego i operacyjnego, musisz przedstawić finalny projekt dyrektorowi generalnemu, zarządowi i być może radzie nadzorczej. Prezentacja musi skupiać się na tym, jak system wpłynie na wyniki finansowe, pozycję rynkową oraz konkurencyjność. Zaprezentuj wszystkie zebrane informacje i uwidocznij związek ze strategicznymi inicjatywami biznesowymi, które są dobrze znane zarządowi. W tym momencie bardzo przydadzą Ci się badania przeprowadzone w fazach 1 – 4, ponieważ dysponując tymi informacjami i znając ich związki ze strategią firmy będziesz mógł przedstawić przekonujący plan biznesowy.
Źródło: “The Five Sure-Fire Strategies for Gaining Management Approval for WMS Projects” (HighJump).